Guia para preparar o primeiro atendimento jurídico
Este guia apresenta os documentos que normalmente ajudam na análise de inventário e partilha. A organização prévia permite compreender os fatos, identificar prazos, preservar provas e avaliar soluções judiciais ou extrajudiciais com maior segurança.
A lista é orientativa. A necessidade efetiva de cada documento depende dos fatos. Se houver prazo, risco ou urgência, informe isso no primeiro contato; não é necessário reunir tudo antes de procurar orientação.
Em caso de dúvida sobre quais documentos são necessários, a pessoa interessada pode solicitar a análise do caso pelo WhatsApp. A orientação inicial ajuda a definir o que deve ser reunido primeiro.
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Reunimos aqui orientações sobre o tema Documentos para atendimento em inventário e partilha. Consulte o índice abaixo para ir diretamente ao ponto de interesse.
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Índice do conteúdo: clique e vá direto ao assunto de interesse
- COMO ENVIAR OS DOCUMENTOS
- DOCUMENTOS COMUNS PARA O ATENDIMENTO E A REPRESENTAÇÃO
- DOCUMENTOS ESPECÍFICOS
- SE HOUVER DIFICULDADE PARA OBTER ALGUM DOCUMENTO
- CANAIS OFICIAIS E PASSO A PASSO
- ANTES DE ENVIAR
- PERGUNTAS FREQUENTES E ERRO COMUM
COMO ENVIAR OS DOCUMENTOS
Prefira arquivos legíveis em PDF, um documento por arquivo, com nomes que indiquem o conteúdo e a data. Fotografias devem mostrar o documento inteiro. Conversas devem ser preservadas completas, em ordem cronológica e com identificação dos participantes. Guarde também áudios, vídeos e fotografias originais.
DOCUMENTOS COMUNS PARA O ATENDIMENTO E A REPRESENTAÇÃO
Comece pelos documentos abaixo. A procuração e o contrato de prestação de serviços serão preparados, quando cabível, após a análise e a contratação.
| DOCUMENTO OU INFORMAÇÃO | POR QUE É IMPORTANTE |
| Documento oficial com foto e CPF | Confirma a identidade, permite preparar procuração e contrato e evita divergências de nome, filiação ou número de documento. |
| Comprovante de residência recente | Ajuda a definir endereço para comunicações e, em muitos casos, o foro ou órgão competente. Se estiver em nome de terceiro, informe a relação com o titular. |
| Telefone, e-mail e forma segura de contato | Permitem comunicações sobre prazos e documentos. Em casos de violência ou risco, informe se algum canal não é seguro. |
| Comprovantes de renda e última declaração de Imposto de Renda, se houver | Servem para avaliar gratuidade, capacidade financeira, despesas familiares e outros aspectos econômicos do caso. Quem não declara deve informar essa circunstância. |
| Nome, CPF ou CNPJ e endereço da outra parte | São dados necessários para identificar corretamente quem poderá ser notificado, cobrado ou incluído no processo. |
| Relato cronológico com datas, locais e pessoas envolvidas | Organiza os fatos, permite identificar prazos e contradições e reduz o risco de esquecer acontecimentos importantes. |
| Nome, telefone e endereço de possíveis testemunhas | Permitem avaliar quem presenciou os fatos e poderá confirmar acontecimentos que não estejam integralmente documentados. |
| Processos, notificações, decisões ou acordos anteriores | Evitam pedidos incompatíveis, duplicidade de medidas e perda de prazos, além de revelar obrigações já fixadas. |
| Data do próximo vencimento, audiência, viagem, procedimento ou risco | Permite identificar urgência real e calcular o tempo disponível para agir. |
DOCUMENTOS ESPECÍFICOS
| DOCUMENTO OU INFORMAÇÃO | POR QUE É IMPORTANTE |
| Certidão de óbito e documentos pessoais da pessoa falecida | Comprovam o falecimento e permitem verificar nome, estado civil, CPF e demais dados indispensáveis à abertura do inventário. |
| Certidão de casamento, pacto antenupcial e documentos do cônjuge ou companheiro | Permitem identificar o regime de bens e a eventual meação antes da divisão da herança. |
| Documentos de todos os herdeiros e respectivos cônjuges | Confirmam quem participa da sucessão e permitem verificar representação de menores, incapazes ou herdeiros falecidos. |
| Relação completa de herdeiros, com endereços e contatos | Evita omissão de interessados e permite avaliar se existe consenso para inventário judicial ou extrajudicial. |
| Informação sobre testamento, doações ou adiantamentos de herança | Pode alterar a divisão dos bens e exigir providências específicas antes da partilha. |
| Documentos dos imóveis, IPTU, matrícula, escritura ou contrato | Identificam titularidade, localização, valor, ônus e situação registral de cada imóvel. |
| CRLV e avaliação dos veículos | Comprovam propriedade e ajudam a estimar o valor dos bens móveis. |
| Extratos bancários, investimentos, PIS, FGTS, previdência e seguros | Permitem localizar valores, beneficiários e ativos que devem ou não integrar o espólio. |
| Contratos sociais, quotas empresariais e documentos de empresas | Possibilitam avaliar participação societária e reflexos patrimoniais da sucessão. |
| Relação de dívidas, financiamentos, tributos e processos | O espólio responde por obrigações dentro dos limites da herança, sendo necessário levantar o passivo. |
| Último endereço e comprovante de residência da pessoa falecida | Ajuda a definir a competência territorial e a localização de documentos e bens. |
| Estimativa de valor dos bens e data de eventual início de inventário | Permite avaliar tributos, custos, multa por atraso e procedimento adequado. |
| Certidão de existência de testamento | O testamento pode alterar o procedimento e a divisão dos bens, por isso é verificado antes de iniciar o inventário. |
| Última declaração de Imposto de Renda da pessoa falecida e recibo de entrega | Ajuda a localizar bens, dívidas e investimentos e a conferir os valores declarados. |
| Certidão de ônus reais atualizada de cada imóvel e certidões negativas de débitos (IPTU, condomínio) | Mostram penhoras, hipotecas e restrições e eventuais débitos que acompanham o bem. |
| Certidão de situação fiscal e dados cadastrais do IPTU de cada imóvel | Mostram débitos de IPTU, situação de aforamento e a metragem registrada na Prefeitura, e ajudam a avaliar o imóvel e a identificar pendências antes da partilha. |
| Taxa de incêndio (FUNESBOM) de cada imóvel, no Estado do Rio de Janeiro | A certidão de débitos mostra se a taxa está em dia, evitando surpresas na regularização do imóvel. |
| Certidões de distribuição judicial estadual e federal em nome da pessoa falecida | Revelam processos em andamento contra a pessoa falecida ou em nome dela, o que influencia a avaliação do passivo e do patrimônio. |
| Valores em bancos, FGTS, PIS/Pasep e saldo de benefício do INSS | São valores que podem integrar a herança ou ser pagos a dependentes, cada um com regras e documentos próprios. |
| Informações sobre seguros de vida, previdência privada e investimentos (ações, fundos e Tesouro) | Ajudam a localizar ativos e beneficiários, e alguns valores seguem regras próprias, fora da partilha comum. |
SE HOUVER DIFICULDADE PARA OBTER ALGUM DOCUMENTO
Se não houver certidão de óbito, procure o cartório onde o registro foi feito ou solicite a segunda via pela central de registro civil. Se não souber quais bens existiam, reúna ao menos endereços, placas, nomes de bancos, declarações de imposto de renda e documentos antigos. Não é necessário localizar todo o patrimônio para informar o falecimento e a data.
| SITUAÇÃO | COMO PROCEDER |
| Documento em poder da outra parte | Informe quem possui o documento, por que ele é importante e se já foi solicitado. Preserve mensagens e protocolos. |
| Documento perdido ou ilegível | Envie eventual cópia, identifique o órgão emissor e solicite segunda via. Não faça reconstruções ou alterações digitais. |
| Não sabe onde obter | Informe os dados disponíveis. O advogado poderá orientar a fonte provável, avaliar prova alternativa ou indicar diligência adequada. |
| Prazo ou risco imediato | Informe a data exata e procure atendimento sem esperar completar a lista. |
| Registro de óbito com estado civil ou dados desatualizados | Pode ser necessário corrigir ou atualizar o registro no cartório de registro civil antes de pedir a certidão de óbito atualizada, para que o inventário seja aberto com dados corretos. O escritório avalia cada caso e indica o caminho adequado. |
| Certidão de imóvel antiga ou imóvel com débito ou execução fiscal | A certidão de ônus reais antiga, como a de transcrição, deve ser substituída por uma atualizada. Débitos de IPTU, taxas e execuções fiscais devem ser informados, com as certidões e os documentos do processo, para que sejam considerados na avaliação e na partilha. |
| Custas e certidões pagas pesam no orçamento da família | Quando for o caso, a gratuidade da justiça pode ser pedida no início do processo. Se concedida, algumas certidões podem ser requisitadas por ofício do juízo, sem custo adicional, e por isso nem sempre convém pagá-las antes da orientação. A concessão depende de decisão do juiz. |
CANAIS OFICIAIS E PASSO A PASSO
Os endereços abaixo foram conferidos entre 25 de setembro e 9 de outubro de 2026. Confirme exigências e taxas no próprio canal antes de enviar dados ou efetuar pagamento. Evite anúncios e intermediários. É importante conhecer as certidões e os documentos necessários, mas o pedido pode ser feito depois de iniciado o atendimento, já que, sem o benefício da gratuidade, as certidões são pagas e têm prazo de validade curto. Quando for do interesse da pessoa, o escritório poderá providenciar a obtenção de certidões e documentos, conforme o que for contratado.
Observação sobre a localidade: os canais e os procedimentos descritos nesta página tomam como base a cidade e o Estado do Rio de Janeiro, onde o escritório atua. Como o atendimento pode ser feito de forma remota, a pessoa interessada que more em outro estado, ou cujo inventário tramite em outro município, deve adequar as pesquisas ao estado ou município de competência do inventário. Isso vale, por exemplo, para as certidões de imóvel emitidas pela Prefeitura, para a taxa de incêndio, para o imposto sobre a herança (ITCMD, que segue as regras de cada estado), para as certidões judiciais estaduais e para o Detran. Os serviços nacionais, como a Receita Federal, o Banco Central, a CENSEC, o RI Digital e a Justiça Federal, podem ser usados em qualquer localidade, observada a região de cada tribunal federal. Em caso de dúvida sobre qual órgão é competente, o escritório pode orientar.
| DOCUMENTO OU SERVIÇO | PASSO A PASSO E LINK OFICIAL |
| Segunda via de certidão de nascimento, casamento ou óbito | Acesse a Central Nacional do Registro Civil, faça o cadastro, escolha o tipo de certidão, informe os dados do registro, selecione o formato e acompanhe o pedido. Se não souber o cartório, use primeiro a consulta de serventias do CNJ. Central do Registro Civil. |
| Localizar o cartório competente | Abra o Justiça Aberta, escolha a consulta de serventias extrajudiciais, filtre por estado, município e atribuição e confirme endereço e telefone antes de comparecer. Justiça Aberta do CNJ. |
| Certidão judicial estadual | Selecione o modelo “Inventário e Partilha” no sistema do TJRJ, preencha os dados solicitados, guarde o número do requerimento e baixe a certidão quando liberada. A emissão nessa página é gratuita, e a certidão vale por 90 dias. Certidão Judicial Eletrônica do TJRJ. |
| Certidão de regularidade fiscal federal | Escolha pessoa física, pessoa jurídica, imóvel rural ou obra, informe os dados e emita a certidão. Se houver impedimento, consulte as pendências indicadas pela Receita Federal. Receita Federal. |
| Certidão de existência de testamento | Acesse o sistema oficial do Colégio Notarial do Brasil, informe os dados da certidão de óbito e da pessoa falecida e acompanhe o pedido. O sistema informa custo e prazo. Busca Testamento (Colégio Notarial do Brasil). |
| Certidão de matrícula e de ônus reais do imóvel | O pedido é feito no RI Digital, plataforma nacional dos cartórios de registro de imóveis (antigo SAEC, operado pelo ONR). Informa-se a matrícula do imóvel ou os dados para localizar o cartório, e o valor aparece antes do pagamento. A certidão deve ser atualizada para cada imóvel, pois documentos antigos, como certidões de transcrição, podem não mostrar penhoras, execuções fiscais e outras restrições recentes. RI Digital (ONR). |
| Pesquisa de imóveis em nome da pessoa falecida | Quando a família não sabe ao certo quais imóveis existiam, o RI Digital oferece a Pesquisa Nacional de Bens, que consulta registros imobiliários pelo CPF em todo o país. As condições de uso e o custo são informados no próprio sistema. RI Digital (Pesquisa Nacional de Bens). |
| Certidão de situação fiscal e enfitêutica do imóvel (Rio de Janeiro) | No município do Rio de Janeiro, a certidão é emitida online com o número da inscrição imobiliária do imóvel, que consta do carnê do IPTU. Ela informa débitos de IPTU, inscritos ou não em dívida ativa, e a situação de aforamento do imóvel. Certidão de Situação Fiscal e Enfitêutica (Carioca Digital). |
| Dados cadastrais e metragem do imóvel no IPTU | No mesmo portal, a Certidão de Elementos Cadastrais mostra endereço, área, tipologia e utilização registrados pela Prefeitura, dados úteis para conferir a metragem considerada na avaliação do imóvel. Certidões do IPTU (Carioca Digital). |
| Taxa de incêndio (FUNESBOM) de cada imóvel, no Estado do Rio de Janeiro | A consulta é feita pelo número CBMERJ do imóvel, pela inscrição predial da Prefeitura ou pelo CPF ou CNPJ do proprietário (neste caso, com login no gov.br). Na tela de resultado, o botão Certidão de Débitos emite o documento que mostra a situação da taxa. FUNESBOM, 2ª via e certidão de débitos. |
| Certidão da Justiça Federal | A Certidão Regional da 2ª Região (Rio de Janeiro e Espírito Santo) é gratuita e emitida com o CPF ou CNPJ da pessoa pesquisada. Para abrangência nacional, existe a Certidão Unificada da Justiça Federal, no portal do Conselho da Justiça Federal. Certidões da Justiça Federal da 2ª Região e Certidão Unificada (CJF). |
| Central notarial (CENSEC): testamentos, escrituras e procurações | A CENSEC reúne a busca de testamentos, o CESDI (escrituras de separação, divórcio e inventário), as diretivas antecipadas de vontade e a busca de escrituras e procurações lavradas em cartórios de notas. A certidão sobre a existência ou não de testamento é exigida tanto no inventário judicial quanto no extrajudicial. CENSEC. |
| Situação do CPF da pessoa falecida | A situação cadastral do CPF pode ser consultada gratuitamente no site da Receita Federal. Se o CPF estiver irregular, ou se alguma pessoa da linha sucessória não tiver CPF, pode ser necessária a regularização ou a inscrição junto à Receita Federal antes do inventário. Consulta de situação cadastral do CPF. |
| Valores esquecidos em bancos | Herdeiros, inventariantes, testamentários e representantes legais podem consultar, com conta gov.br, se há valores a receber em nome da pessoa falecida, informando CPF e data de nascimento e aceitando o termo de responsabilidade. O serviço é gratuito, e a instituição financeira indica os documentos exigidos para o resgate. Mensagens com links ou pedidos de pagamento sobre esse tema devem ser tratados com desconfiança. Sistema Valores a Receber (Banco Central). |
| FGTS e PIS/Pasep do trabalhador falecido | O pedido de saque por falecimento é feito pelo aplicativo do FGTS ou em agência da Caixa. Em regra, é solicitado pelos dependentes habilitados na Previdência Social e, na falta deles, pelos herdeiros indicados em alvará judicial ou escritura de inventário. A Lei nº 6.858/1980 dispensa a conclusão do inventário para esses valores. Tipos de saque do FGTS (Caixa). |
| Valores de benefício do INSS não recebidos até o óbito | O pagamento do que era devido até a data do óbito é solicitado pelo serviço de valor não recebido, no Meu INSS ou pelo telefone 135, pelos dependentes habilitados à pensão por morte ou, na falta deles, pelos herdeiros, com alvará ou partilha por escritura. Valores depositados após o óbito não devem ser sacados, e o fato deve ser comunicado ao INSS. Meu INSS. |
| Seguro de vida, previdência privada e capitalização | A CNseg mantém a Pesquisa de seguro, em que herdeiros e familiares podem pedir a busca de produtos em nome de pessoa falecida, mediante cadastro e envio dos documentos exigidos. A consulta alcança as empresas participantes do sistema, e o contato direto com bancos, empregadores e corretores continua útil. Pesquisa de seguro (CNseg). |
| Ações, fundos e outros investimentos na B3 | A B3 mantém canal de atendimento para pesquisas de posição de espólio, com as regras e a documentação descritas no próprio site. A última declaração de Imposto de Renda da pessoa falecida ajuda a indicar bancos e corretoras a procurar. Canais de atendimento da B3. |
| Veículos | A transferência de veículo de pessoa falecida costuma depender da definição da partilha (formal de partilha, escritura pública ou alvará), e o Detran pode bloquear a venda até lá. As exigências devem ser confirmadas no próprio órgão. Detran-RJ. |
| Inventário em cartório, inclusive à distância | Quando os herdeiros são capazes e concordam e, em regra, não há testamento, o inventário pode ser feito por escritura pública, com possibilidade de atos eletrônicos pelo e-Notariado. A viabilidade depende da análise do caso. e-Notariado. |
| Imposto de transmissão (ITD) no Estado do Rio de Janeiro | No Rio de Janeiro, o imposto sobre a herança é chamado de ITD. A declaração e a emissão da guia são feitas no sistema SD-ITD, e o portal da Secretaria de Fazenda reúne orientações, prazos e formas de pagamento. Em outro estado, o imposto (ITCMD) segue as regras e os sistemas do estado onde corre o inventário ou onde estão os bens. Sistema SD-ITD e Portal do ITD da Sefaz-RJ. |
ANTES DE ENVIAR
| PROVIDÊNCIA | FINALIDADE |
| Prepare uma cronologia curta | Informe datas, pessoas, valores, pedidos e respostas em ordem. |
| Liste o que foi enviado e o que falta | Permite avaliar se o caso já pode avançar e evita solicitações repetidas. |
| Informe o resultado pretendido | Esclareça se busca orientação, acordo, defesa, cobrança, documento, indenização ou medida urgente. |
| Guarde os originais | Eles podem ser necessários para conferência, autenticação, perícia ou apresentação posterior. |
A entrega dos documentos não garante ajuizamento ou resultado. O material será analisado para definir fatos relevantes, provas, riscos, prazos e medidas adequadas. Outros documentos poderão ser solicitados.
Organize o que estiver disponível e solicite a análise do caso.
PERGUNTAS FREQUENTES E ERRO COMUM
Erro comum: Deixar de reunir certidões e documentos dos bens, o que atrasa o inventário.
Qual o prazo do inventário?
O prazo legal é de dois meses para abrir e doze para concluir, com possibilidade de multa de ITD conforme a legislação estadual.
Inventário pode ser em cartório?
Sim, o inventário pode ser feito em cartório, por meio de uma escritura pública, desde que sejam cumpridos alguns requisitos básicos. Esse formato é chamado de inventário extrajudicial.
Quais certidões costumam ser pedidas primeiro?
Em regra, começa-se pela certidão de óbito atualizada, pela certidão de casamento ou de nascimento, quando necessária, e pela consulta sobre a existência de testamento, porque delas dependem o procedimento e a lista de herdeiros. Em seguida vêm as certidões de cada imóvel e as certidões fiscais e judiciais, que costumam ter validade curta e, por isso, não devem ser emitidas com muita antecedência.
As certidões sempre precisam ser pagas?
Não. Algumas são gratuitas, como as certidões judiciais do TJRJ e da Justiça Federal e a certidão de regularidade fiscal da Receita Federal. Outras, como as certidões de cartório (óbito, casamento e ônus reais), têm custo, que o próprio sistema informa antes do pagamento. Quando for pedida a gratuidade da justiça e ela for concedida, algumas certidões podem ser requisitadas por ofício do juízo, o que depende de análise individual.
As respostas acima são gerais e não substituem a análise individual do caso, que depende dos documentos e dos fatos.
