O cliente nem sempre sabe quais documentos serão necessários, como eles devem ser encaminhados ou quais informações podem fazer diferença na análise do caso. Isso é natural, principalmente no primeiro atendimento.
Não é necessário organizar tudo previamente, converter arquivos ou dominar ferramentas de digitalização. O cliente pode relatar o que aconteceu e encaminhar os documentos que já possui pelo WhatsApp ou por e-mail, conforme sua disponibilidade.
A partir desse material, o escritório poderá conferir os arquivos, identificar eventuais páginas ausentes, solicitar informações complementares e realizar as adaptações técnicas necessárias para a utilização dos documentos.
O cuidado principal é preservar o conteúdo. Fotografias nítidas, páginas completas e arquivos legíveis ajudam o advogado a compreender os acontecimentos e, se houver necessidade de medida judicial, permitem que o documento seja apresentado de forma clara no processo.
Esse cuidado não cabe apenas ao cliente. O escritório também precisa examinar, organizar e identificar adequadamente cada arquivo antes de utilizá-lo.
ÍNDICE DO CONTEÚDO
A lista a seguir permite ir diretamente ao tópico de interesse, sem necessidade de percorrer todo o conteúdo.
- POR QUE OS DOCUMENTOS SÃO IMPORTANTES NO ATENDIMENTO JURÍDICO?
- QUEM PRECISA CONSEGUIR COMPREENDER O DOCUMENTO?
- COMO FOTOGRAFAR UM DOCUMENTO?
- O DOCUMENTO PODE SER ENVIADO CORTADO?
- É MELHOR ENVIAR FOTOGRAFIA OU PDF?
- OS DOCUMENTOS PODEM SER ENVIADOS PELO WHATSAPP?
- DOCUMENTOS COM VÁRIAS PÁGINAS DEVEM SER ENVIADOS EM ORDEM?
- É POSSÍVEL ENVIAR OS DOCUMENTOS POR E-MAIL?
- O ARQUIVO PRECISA TER, NO MÁXIMO, 6 MB?
- POSSO ENVIAR CAPTURAS DE TELA?
- O ENVIO PELO WHATSAPP TRANSFORMA AUTOMATICAMENTE O ARQUIVO EM PROVA?
- COMO ORGANIZAR MUITOS DOCUMENTOS?
- E SE EU NÃO TIVER TODOS OS DOCUMENTOS?
- O QUE ACONTECE DEPOIS DO ENVIO?
POR QUE OS DOCUMENTOS SÃO IMPORTANTES NO ATENDIMENTO JURÍDICO?
O relato do cliente é essencial para compreender o que aconteceu. Entretanto, os documentos ajudam a confirmar datas, valores, comunicações, pagamentos e outras informações relevantes.
Conforme o caso, eles podem demonstrar:
- o que foi contratado;
- quais obrigações foram assumidas;
- quanto foi pago;
- quando determinado fato aconteceu;
- quais reclamações foram apresentadas;
- qual resposta foi recebida;
- quais prejuízos ocorreram;
- se existe prazo em curso;
- quais providências já foram tomadas.
A documentação também permite identificar informações que ainda precisam ser esclarecidas.
Durante o primeiro atendimento, os arquivos ajudam o advogado a compreender o problema e verificar quais elementos estão disponíveis. Caso seja necessário apresentar uma ação, esses documentos também poderão ser utilizados para instruir a petição inicial.
O Código de Processo Civil estabelece que a petição inicial deve ser acompanhada dos documentos indispensáveis à propositura da ação. Também prevê que as partes devem apresentar, com a petição inicial ou com a contestação, os documentos destinados a provar suas alegações.
Isso não significa que o cliente precise saber previamente quais documentos serão utilizados no processo. Essa avaliação cabe ao advogado responsável. Entretanto, o envio completo e legível facilita a análise e reduz o risco de uma informação importante passar despercebida.
QUEM PRECISA CONSEGUIR COMPREENDER O DOCUMENTO?
O documento não será examinado apenas pelo cliente e pelo advogado.
Em eventual processo, ele poderá ser analisado pelo magistrado, pela assessoria do gabinete, por servidores, peritos, Ministério Público, Defensoria Pública e advogados da outra parte, conforme a natureza da demanda.
Quem consulta os autos precisa identificar com clareza:
- qual é o documento;
- quem o emitiu;
- a quem ele se refere;
- a data;
- o conteúdo;
- as assinaturas;
- os valores;
- a sequência das páginas;
- a relação com os fatos discutidos.
Se parte da folha não aparece, a imagem está desfocada ou a informação ficou encoberta, o documento pode perder utilidade ou exigir novo envio.
COMO FOTOGRAFAR UM DOCUMENTO?
Quando não for possível encaminhar o arquivo original ou digitalizá-lo, o documento pode ser fotografado.
Alguns cuidados ajudam a produzir uma imagem adequada:
- coloque o documento sobre uma superfície plana;
- escolha um local bem iluminado;
- evite sombras e reflexos;
- mantenha a câmera paralela à folha;
- mostre a página inteira;
- confira se as quatro bordas aparecem;
- evite colocar dedos sobre o texto;
- verifique se nomes, datas e valores estão nítidos;
- fotografe todas as páginas;
- envie frente e verso quando houver informação nos dois lados.
Antes de encaminhar, amplie a fotografia no celular e verifique se o texto pode ser lido sem esforço.
O DOCUMENTO PODE SER ENVIADO CORTADO?
O ideal é que a folha inteira apareça.
Mesmo quando determinada parte parece sem importância, ela pode conter número de página, identificação, assinatura, data, rodapé, código de validação ou outra informação necessária para interpretar o documento.
Em um contrato, por exemplo, uma página pode fazer referência a uma cláusula que aparece em outra. Em um comprovante, o corte pode retirar a identificação do pagador, do destinatário ou da instituição. Em uma decisão, pode impedir a leitura do número do processo ou da data da intimação.
Por isso, não corte as bordas e não exclua páginas antes da análise.
Se o documento tiver várias páginas, encaminhe o arquivo completo, mesmo que alguma delas pareça pouco relevante.
É MELHOR ENVIAR FOTOGRAFIA OU PDF?
Sempre que estiver disponível, o arquivo original em PDF costuma facilitar a leitura e a organização.
Isso ocorre com:
- contratos assinados eletronicamente;
- extratos bancários;
- faturas;
- decisões judiciais;
- processos administrativos;
- documentos retirados de aplicativos ou sites oficiais;
- notas fiscais;
- relatórios;
- laudos;
- comprovantes emitidos digitalmente.
Se o documento já existe em PDF, não é necessário imprimir para depois fotografar. O próprio arquivo pode ser encaminhado.
A fotografia continua sendo uma alternativa quando o cliente possui apenas o documento em papel. O ponto principal permanece o mesmo: a imagem precisa estar completa e legível.
OS DOCUMENTOS PODEM SER ENVIADOS PELO WHATSAPP?
Sim. Os documentos podem ser encaminhados pelo WhatsApp ou por e-mail, conforme a conveniência do cliente e a orientação fornecida durante o atendimento.
O cliente pode enviar o material aos poucos e no horário em que tiver disponibilidade. Não é necessário reunir todos os arquivos em uma única mensagem.
Entretanto, depois de concluir o envio, é importante informar que terminou. Esse aviso permite que o escritório saiba que o material já pode ser conferido e organizado.
Uma mensagem simples é suficiente:
“Concluí o envio dos documentos que estão disponíveis. Caso falte alguma informação ou algum arquivo precise ser encaminhado novamente, peço que me avisem.”
O WhatsApp permite o envio de mensagens e arquivos a qualquer hora. As respostas e a conferência do material ocorrerão de acordo com o fluxo de atendimento do escritório.
DOCUMENTOS COM VÁRIAS PÁGINAS DEVEM SER ENVIADOS EM ORDEM?
Sim. Quando as páginas fazem parte do mesmo contrato, processo, relatório, laudo, extrato ou outro documento contínuo, a ordem precisa ser preservada.
Ao selecionar muitas fotografias de uma só vez, o WhatsApp pode concluir o envio dos arquivos em ordem diferente daquela escolhida. Isso acontece porque algumas imagens possuem tamanho maior e demoram mais para ser processadas.
Como consequência, a página 3 pode chegar antes da página 2, por exemplo. Em documentos extensos, essa alteração dificulta a leitura, a conferência e a identificação de páginas ausentes.
Sempre que possível, o cliente pode encaminhar o documento completo em um único arquivo PDF.
Se o documento estiver apenas em fotografias, recomenda-se:
- colocar previamente as páginas na ordem correta;
- enviar uma fotografia por vez;
- aguardar a confirmação de envio antes de encaminhar a próxima;
- verificar se todas as páginas foram enviadas;
- informar quantas páginas compõem o documento;
- quando possível, identificar as imagens como “01 de 10”, “02 de 10”, “03 de 10” e assim por diante.
Se o documento tiver muitas páginas e o cliente não souber transformá-lo em PDF, não há problema. Ele poderá pedir orientação no grupo de atendimento ou encaminhar as imagens de forma sequencial.
Essa cautela é especialmente importante para:
- contratos;
- processos judiciais ou administrativos;
- laudos e relatórios;
- extratos;
- prontuários;
- notificações;
- decisões;
- documentos que possuam páginas numeradas;
- conversas apresentadas em capturas de tela sequenciais.
Quando as fotografias forem independentes, como imagens de diferentes pontos de uma obra, danos em um veículo ou defeitos de um produto, elas poderão ser enviadas conjuntamente. Nesse caso, é recomendável informar brevemente o que cada conjunto de imagens pretende mostrar.
Depois de concluir o envio, o cliente deve avisar no grupo de atendimento. Assim, o escritório poderá iniciar a conferência e informar se alguma página ficou ausente, ilegível ou fora de ordem.
É POSSÍVEL ENVIAR OS DOCUMENTOS POR E-MAIL?
Sim. O e-mail pode ser mais adequado quando existem muitos arquivos, documentos extensos ou conversas exportadas do WhatsApp.
O cliente pode utilizar o meio indicado no atendimento e, se necessário, dividir o material em mais de uma mensagem.
No assunto do e-mail, é recomendável informar o nome do cliente e uma referência breve ao caso. Por exemplo:
“Documentos – João da Silva – problema relacionado à obra”
Após o envio, o cliente pode avisar no grupo de WhatsApp que os arquivos foram encaminhados por e-mail.
O ARQUIVO PRECISA TER, NO MÁXIMO, 6 MB?
O cliente não precisa reduzir a qualidade do documento para que o arquivo fique abaixo de determinado tamanho.
Os sistemas judiciais podem estabelecer limites de formato e tamanho. Esses limites variam conforme o Tribunal, o sistema utilizado e o tipo de procedimento.
Quando for necessário apresentar o documento em um processo, o escritório poderá:
- converter o arquivo para o formato aceito;
- ajustar seu tamanho;
- dividir um documento extenso em partes;
- organizar as páginas;
- identificar os anexos;
- adequar a resolução sem comprometer a leitura.
Portanto, se o arquivo tiver mais de 6 MB, ele poderá ser encaminhado normalmente ao escritório. A adequação técnica será realizada antes da apresentação ao sistema correspondente.
O mais importante é não comprimir excessivamente o documento nem reduzir sua resolução a ponto de dificultar a leitura.
POSSO ENVIAR CAPTURAS DE TELA?
As capturas de tela podem ajudar na compreensão inicial, mas nem sempre são suficientes.
É importante evitar cortes que retirem:
- a identificação dos participantes;
- a data e o horário;
- a sequência da conversa;
- o endereço eletrônico;
- o número do pedido;
- o protocolo;
- outras informações de contexto.
Quando a conversa do WhatsApp for relevante, pode ser recomendável exportar o histórico completo e preservar o aparelho que contém os arquivos originais.
Veja também:
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O ENVIO PELO WHATSAPP TRANSFORMA AUTOMATICAMENTE O ARQUIVO EM PROVA?
Não.
O envio permite que o escritório conheça e organize o material. A possibilidade de utilizar determinado documento como prova e o valor que ele poderá receber dependem do conteúdo, da origem, da autenticidade e das circunstâncias do caso.
Conforme a situação, pode ser necessário preservar o arquivo original, apresentar o aparelho, obter uma segunda via, verificar a assinatura eletrônica, produzir ata notarial ou adotar outra medida.
Por isso, não altere o documento original e não apague os arquivos depois de encaminhá-los.
COMO ORGANIZAR MUITOS DOCUMENTOS?
Não é necessário criar uma organização complexa. Algumas medidas simples já ajudam:
- separe os arquivos por assunto;
- mantenha documentos relacionados juntos;
- envie as páginas na ordem correta;
- informe a que cada fotografia se refere;
- identifique comprovantes de pagamento;
- preserve a ordem cronológica, quando possível;
- evite encaminhar repetidamente o mesmo arquivo;
- informe quais documentos ainda não foram localizados.
Se houver muitas fotografias de uma obra, veículo, produto ou imóvel, pode ser útil indicar o local e o problema mostrado em cada grupo de imagens.
E SE EU NÃO TIVER TODOS OS DOCUMENTOS?
A ausência de algum documento não impede necessariamente o primeiro contato.
O cliente pode relatar o que aconteceu e encaminhar o material que já possui. Depois da análise inicial, outros documentos poderão ser solicitados.
É importante informar:
- qual documento está faltando;
- se ele já foi solicitado;
- quem pode fornecê-lo;
- se existe dificuldade para obtê-lo;
- se há prazo relacionado ao caso.
Essas informações ajudam a definir os próximos passos.
O QUE ACONTECE DEPOIS DO ENVIO?
Após a conclusão do envio, o material será conferido e organizado.
Conforme o caso, o escritório poderá:
- solicitar uma página que ficou ausente;
- pedir uma imagem mais nítida;
- esclarecer determinada data;
- solicitar o arquivo original;
- pedir documentos complementares;
- encaminhar o conjunto ao advogado responsável pela área;
- orientar sobre as medidas que podem ser avaliadas.
O envio dos documentos não representa, por si só, confirmação da contratação, ajuizamento de ação ou garantia de resultado. Primeiro, é necessário compreender os fatos, examinar o material e verificar quais caminhos são juridicamente possíveis e adequados ao caso.
Se o senhor ou a senhora precisa de orientação jurídica, pode relatar o que aconteceu e informar quais documentos estão disponíveis.
Os arquivos podem ser enviados pelo WhatsApp ou por e-mail. Caso exista alguma dificuldade para fotografar, digitalizar, exportar ou encaminhar o material, informe no grupo de atendimento.
O objetivo do primeiro atendimento é compreender a situação, reunir os elementos relevantes e permitir que o caso seja avaliado com atenção e clareza.
A fundamentação sobre os documentos que acompanham a petição inicial está nos artigos 320 e 434 do Código de Processo Civil. A ressalva sobre o tamanho dos arquivos decorre do artigo 13 da Resolução CNJ nº 185/2013, que permite a definição do limite por cada Tribunal ou Conselho.
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